ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemleri, belli bir endüstriyel süreç yönetimi olgunluğuna erişmiş, karmaşık bir iş akışının doğurduğu yüksek orandaki bilgiyi doğru bir şekilde işlemeye ihtiyacı olan, stratejik yönetim kararlarını izlenebilir veriye dayalı olarak hızlı bir şekilde almanın önemine inanan, günümüz iş dünyasında giderek daha çok şirket tarafından ilgi gören yazılımlardır.

Depo-stok yönetimi, satın alma yönetimi, satış-dağıtım yönetimi, üretim yönetimi, ihtiyaç planlama yönetimi, bakım yönetimi, muhasebe ve maliyet yönetimi, finans yönetimi, insan kaynakları yönetimi vb. çok sayıda ve entegre fonksiyonunun oluşturduğu ERP sistemleri, aynı zamanda müşteri ilişkileri sistemleri ile tedarik zinciri sistemlerini buluşturan bir ana platform olarak ön plana çıkmaktadırlar. Bu özellikleri itibarıyla bakıldığında ERP sistemleri, küresel rekabet ortamının giderek sertleştiği bir ekonomide, şirketler tarafından daha doğru anlaşılmak ve daha verimli kullanılmak zorundadır.

1. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP-Enterprise Resource Planning) NEDİR?

Merkezi bir veri tabanı üzerinden, işletmenin tüm bilgi kaynaklarını kullanarak, iç ve dış süreçlerin bütünleşmesini ve tüm iş fonksiyonlarının optimizasyonunu sağlayan yazılım çözümleridir.

ERP’nin en önemli özelliği, firmanın bütün bölüm ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirmeye çalışmasıdır. İhtiyaç ve beklentileri birbirinden farklı olan çok sayıda bölümün aynı bilgisayar sistemi içinde bir araya getirilmesi ve aynı bilgi tabanını paylaşması güç ancak çok faydalıdır. Bu bütünleşme yaklaşımı olağanüstü tasarruflar sağlamasının yanında çalışma hızını da arttıracaktır. Burada anahtar kavram bütünleşmedir. Örneğin sipariş girişi esnasında depo mevcudu, üretilmekte olanlar ve müşteriye ait finansal bilgiler bir arada göründüğünde satış bölümünün müşteriye vereceği hizmet hem daha hızlı hem de daha kaliteli olacaktır. Bunun yanında çalışanların görev tanımları da değişmektedir. Böyle bir sistemde satış temsilcisinin tek görevi siparişi bir kâğıda yazmak değil, siparişi tümüyle değerlendirmektir. Bölümler arası bilgi akışının hızlanması ile firmanın genel çalışma hızı artar, gün ve dönem içindeki rapor ve analiz imkânları zenginleşir.

2. GEÇMİŞTEN GELECEĞE ERP

Kurumsal Kaynak Planlaması, malzeme ihtiyaç planlama ile başlamış, bu planlama sürecine sırasıyla, kapasite, imalat kaynakları ve tüm işletme süreçlerini de bütünleştirerek kurumsal boyuta ulaşmıştır.

ERP sistemlerinin başlangıcı Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP-Material Requirement Planning) olarak görülmektedir. MRP, bitmiş ürün için hazırlanan ana üretim çizelgesine uygun olarak, ürün ağacındaki bileşenlerin belirlenmesi ve bu ağaç yapısının gerekli parça ve malzeme bilgisine çevirerek üretim ve satın alma birimlerine karar destek sistemi sağlayan bir stok yönetim biçimidir. Üretim birimine hangi ürünün, hangi miktarda, ne zaman üretileceği bilgisini verirken, satın alma birimi için malzeme çizelgesini hazırlar. Ürün ağacı bilgilerinden yararlanarak son ürün için gerekli olan parçaları ve miktarları hesaplar. Bu bilgileri stok durumu ile karşılaştırır, üretim ve temin sürelerini de kullanarak parçaların ne zaman ve ne kadar sipariş edileceğini belirler. Gelişim süreci içinde önce kağıt üzerinde yapılan bu hesaplar, teknoloji geliştikçe yerini yazılımlara bırakmıştır.

MRP ana üretim çizelgesinde hedeflenen üretim miktarları ile fabrikanın üretim kapasitesi arasında bir kontrol mekanizmasının bulunmaması planlarda aksamalara neden olmuş, ve sisteme geribildirim ve kontrol mekanizması eklenmiştir. Bu haliyle ortaya çıkan sisteme kapalı çevrim MRP adı verilmiştir.

Zaman içinde MRP geliştirilmiş ve kapasite üzerinde daha ayrıntılı kontroller ve durumlara göre farklı planlar ortaya koyan bir yapıya kavuşmuştur. Bu yapıya, Kapasite İhtiyaç Planlaması (CRP-Capacity Requirement Planning) adı verilmiştir. CRP, APICS (American Production and Inventory Control Society) tarafından şu şekilde tanımlanıştır: kapasite seviyelerini veya sınırlarını belirleme, ölçme ve ayarlama fonksiyonudur, ayrıca üretim gereklerini yerine getirebilmek için gereken makine ve işgücü miktarını belirler. MRP’ deki iş emirleri ve planlanmış siparişler, bu siparişleri zaman periyodunda iş saatleri olarak iş merkezlerine yükleyen CRP için birer girdi oluşturmaktadır. CRP, kısa veya orta dönemde MRP ile üretilen malzeme planını gerçekleştirmek için gerekli olan özelleşmiş işgücü ve teçhizat kaynaklarını miktarsal olarak belirler.

Teknoloji ve rekabet arttıkça, işletmeler daha karmaşık bir yapı kazanmaya başlamış ve sadece malzeme ve ana üretimin kontrolü yetersiz kalmıştır. Üretimde kullanılan diğer kaynakların da en iyi şekilde planlanması gündeme gelmiştir. Üretimin ayrıntılı kontrolü, lojistik ve satış planları, finansal planlar ve muhasebe daha da önemli bir konuma sahip olmuşlardır. Dolayısı ile tüm üretim kaynaklarının bütünleşik planlanması amacıyla mevcut sistemler genişletilmiş MRP II (Manufacturing Resource Planning) adıyla bütünleşmiş yazılımlar olarak işletmelerde kurulmuştur.

Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP-Distribution Resource Planning), bu süreç içinde MRP II’den bağımsız olarak gelişen ve MRP’den esinlenerek envanterin dağıtımında optimizasyon sağlamaya çalışan bir yöntemdir.

Entegre yönetim anlayışı geliştikçe ve de birimler arasındaki bilgi akışları arttıkça, üretim dışındaki diğer tüm fonksiyonlar sistemin içine alınmıştır. Ayrıca dağıtım kaynakları planlaması ve bilgisayarla bütünleşik imalat da eklenerek, merkezi bir veri tabanından gerçek zamanlı veri tutan ve dağıtan, gerekli noktalarda karar desteği sunan dev paketlere dönüşerek bugünkü ERP sistemi oluşturulmuştur.

ERP, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Tedarik Zinciri Yönetimi gibi yönelimleri de içine alarak günümüzdeki ERP II yapısına kavuşmuştur.

3. ERP SİSTEMLERİNİN YAPISAL ÖZELLİKLERİ

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemleri genel olarak aşağıdaki ortak özelliklere sahiptir:

Modüler yapıları ile şirketlerin süreçlerine göre özelleştirilebilen yazılım çözümleridir.

Bütünleşik ve merkezi veri tabanı yönetim sistemine sahiptir.

Entegre yapısı ile kesintisiz veri akışları sağlar ve ara yüzleri ile şirketin operasyonel izlenebilirliğini arttırır.

Esnek yapıları ile tüm sektörler (üretim, hizmet) için başarılı iş uygulamaları geliştirir.

Doğru ve tutarlı veri yönetimi için gerçek zamanlı veri girişlerini ve bunların kullanımını gerektirir.

İnternet ve intranetler üzerinden elektronik veri transferine olanak sağlamasıyla günümüz bilgi teknolojileriyle (E-ticaret, E-iş, E-pazarlama vb.) uyumludur.

İş zekası araçları (erken uyarı sistemi, veri madenciliği, uzman sistemler, analiz yöntemleri, vb.) ile bütünleşik yapısı sayesinde yönetime karar desteği verir.

4. ERP SİSTEMLERİNİN FONKSİYONEL BİLEŞENLERİ

ERP sistemleri genel olarak, iş süreçlerinin optimizasyonu ve bilgi entegrasyonu açısından aşağıdaki fonksiyonları kapsar:

a) Stratejik Planlama ve Yönetim
b) Muhasebe Yönetimi
c) Finansal Yönetim
d) Üretim Yönetimi
e) Lojistik
f) Ürün Geliştirme ve AR-GE Yönetimi
g) Satış ve Pazarlama Yönetimi
h) İnsan Kaynakları Yönetimi
i) Tedarik Zinciri Yönetimi
j) E-İş Uygulamaları
k) Müşteri İlişkileri Yönetimi
5. ERP’NİN SAĞLADIĞI FAYDALAR

Firmalar ERP sistemlerini tercih etmelerindeki temel beklenti, farklı iş süreçleri arasındaki bütünleşmenin sağlanmasıdır. Bu beklentilere karşılık, ERP sistemleri uygulayan firmalarda bütünleşme tamamlandıktan ve hedeflenen şekilde çalışmaya başladıktan sonra aşağıdaki faydaları sağladığı görülmektedir:

1- Bilgiye istenilen format ve detayda ulaşılmasını sağlayarak bilgi akışını hızlandırır.
2- Fonksiyonel iş süreçleri arasında koordinasyon ve otomasyon sağlar.
3- Müşteri ihtiyaçlarının daha kısa sürede karşılanması amacıyla, müşteri ilişkileri yönetimi için gerekli desteği verir.
4- Satış tahminlemesi, satış kanalları ve bayi yönetimi, Pazar ve müşteri değerlendirme için gerekli araçlar ile karar desteği verir.
5- İşletme maliyet ve yatırımlarının doğru ve yerinde analizlerine olanak sağlar.
6- İşletme kaynaklarının daha etkin planlama ve yönetimini sağlayarak işletme maliyetlerini düşürür.
7- Esnek yapıları sayesinde, iş süreçlerinin ihtiyaçlarına ve pazar koşullarındaki değişikliklere kolay ve hızlı adaptasyon sağlar.
8- Gelişmiş raporlama araçları sayesinde kurumsal performans denetlenerek üretkenliği arttırır.
9- Tüm işletme fonksiyonlarını gözeterek üst yönetime karar desteği sağlar.
10- Farklı bölgelerdeki müşteri ve tedarikçilerle hızlı veri paylaşımı ve bilgi bütünleşmesi sağlar.
11- Etkili stok yönetimi sağlar.
12- İşletmede ortak dil geliştirir.
13- İş modellemesi temeline dayandığı için, ERP sayesinde firmalar, riskli ve pahalı bir yol olan, kendi sistemlerinin kurmaktan kurtulmuş olurlar.

6. GEÇİŞ SÜRECİ

ERP sisteminin bir işletmeye kurulum ve uygulama sürecinin, işletmenin büyüklüğüne, bu bütünleşme için oluşturulan ekibin performansına, işletmenin mevcut süreçlerini yönetme yeteneğine ve pratiğine göre değişmekle birlikte, genelde diğer projelere göre uzun olduğu söylenebilir. Genel bir ifade ile 1 ay ile 3 yıl arasında sürdüğü gözlemlenmektedir.

Geçiş süresi açısından kendi işletmenizi başka bir işletme ile karşılaştırmadan önce, ilgili işletmenin büyüklüğünü de düşünerek, nasıl bir sistem seçtiğini, ERP çözüm paketinin tümünü mü, yoksa belli parçalarının (modüllerinin) mı alındığını, kısacası sistemin tüm boyutlarının öncelikle incelenmesi gerekir. Örneğin küçük bir firmada belirli bir kısımda çalışacak bir uygulama olabilir veya firma sadece finansal modülleri kullanıyor olabilir (bu durumda ERP yazılımı pahalı bir muhasebe programından başka bir şey değildir) veya uygulayan firma o kadar mükemmel bir iş düzenine sahiptir ki zaten ERP kullanmaya bile ihtiyacı yoktur.

ERP sistemlerine geçiş süresi, firmanın büyüklüğüne, proje ekibinin performansına ve seçilen geçiş yaklaşımına göre değişmektedir. Doğrudan tüm bölümlerde aynı anda başlatılacağı gibi birim birim kademeli olarak geçilebilir ya da yeni sistem yaklaşımı ile genelden özele ayrıntılandırılarak gerçekleştirilebilir.

Aslında önemli olan ne kadar süreceği değil, bu çalışmanın gerçekleştirilme amacının ve beklentilerinin tümüyle anlaşılmış olması ve hedeflere odaklanılmasıdır. ERP iyileştirme çalışmalarının bir parçası olarak görülmeli ve zaman içinde geliştirmeye devam edilmelidir. ERP projelerinin hayata geçirilmesinde genelde aşağıdaki üç yoldan biri izlenebilir:

Büyük Patlama (Big-Bang): Bu yaklaşım doğrudan hızlı geçişi ifade eder. Öncelikle gerekli hazırlıklar yapılır. Firmadaki tüm birimler aynı anda yeni sistemi kendileriyle bütünleştirirler ve uygulamaya başlarlar. Big-Bang yaklaşımının dezavantajı, işletmedeki herkesin bir anda iş yapma şeklini değiştirmesiyle, yani ani değişimle karşı karşıya kalmasıdır. Genelde küçük ölçekli firmalarda ve göreli olarak dar bütünleşmelerde kullanılabilir. Büyük çaplı bir ERP projesi için risklidir.

Kademeli Geçiş: Çoklu tesise ya da birime sahip bir grubun/işletmenin belirli bir tesisinden/biriminden başlayarak adım adım geçiş yapması şeklinde ifade edilebilir. Dolayısı ile ilk uygulamada problemler ve sistemin sınırları görülebilir, izleyen diğer birimlerde geçiş daha kolay biçide gerçekleştirilebilir. Olası bir problemde tüm tesis ya da grup etkilenmemiş olur. Bu yöntemde hedeflenen yazılımı hızla mevcut sistemle bütünleştirmek ve uygulama başladıktan sonra ise geliştirme ve iyileştirme devam edebilir. Ancak bütünü göremeden çalışmaya başlaması da riskli yönüdür.

Yeni Sistem: Satın alınan sistemin sınırları zorlanmadan uygulama başlar ve uzun bir süre devam eder. Deneyimler arttıkça ayrıntılara inilir. Genelde bir işletmede, mevcut bilgisayar sistemi firmanın tüm alanlarını kapsamıyor veya zaten çok yetersiz ise “yeni sistem” yaklaşımı kolaylıkla uygulanabilir.

BU METİNDE KULLANILAN KAYNAKLAR

Altınkeser, H. (1999) Kurumsal Kaynak Planlaması, Yıldız Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Yüksek Lisans Tezi.

Davenport, T. H. (2000) Mission Critical: Realising The Promise of Enterprise Systems, Harvard Business School Press.

Hagman, A. (2000) What will be of ERP?, Project Report, School of Information Systems Queensland University of Technology.

Helm, S., Hall, M.L., Hall, C.A. (2003) Pre-implementing attitudes and organizational readiness for implementing an enterprise resource planning system, European Journal of Operational Research, 146, 258-273.

Hong, K., Kim, Y. (2002) the critical success factors for erp implementation: an organizational perspective, Information and Management, 40, 25-40.

Klaus, K., Rosemann, M., Gable, G. G. (2000) What is ERP?, Information Systems Frontiers, 2, 141-162.

Russell R., Taylor, D. (2003) Operations Management, Lecture Notes, Prenhall.

Yegül, M. (2002) Kurumsal Kaynak Planlama, Yüksek Lisans Semineri.

Yetiş, N., (1993) Kapasite İhtiyaç Planlaması, Üretim Kaynakları Planlaması Semineri, MMO İstanbul Şubesi.